O crédito não nasce de tese jurídica. Nasce de aritmética documentada.
Da compra à apuração, com a mesma unidade de mercadoria: como o imposto pago a maior aparece, por quais caminhos ele volta e onde a conta costuma quebrar.
Da compra à venda
Uma unidade de mercadoria.
Exemplo de apuração
alíquota interna 18% · SP
- compra do fabricante
- R$ 100,00
- base presumida · MVA 50%
- R$ 150,00
- ICMS retido na compra
- R$ 27,00
- ICMS na venda real
- R$ 21,60
- ressarcimento
- R$ 5,40
Exemplo do Manual da CAT 42, item 2.1. A apuração real usa a alíquota vigente do item, o custo médio ponderado móvel e o saldo transcrito do período anterior.
Acompanhe a mesma unidade da compra até a apuração
Manual da CAT 42, item 2.1.
O imposto da cadeia inteira é recolhido antes da sua venda
O fabricante vende por R$ 100,00. A lei presume que você revenderá com 50% de margem, então a base da substituição vira R$ 150,00. Sobre ela incide a alíquota interna de 18%: R$ 27,00 de ICMS, que você pagou embutido no preço de compra.
Só que a margem presumida não é a margem que aconteceu
Você vendeu a consumidor final por R$ 120,00, não pelos R$ 150,00 presumidos. O ICMS que de fato incidiu na operação foi de R$ 21,60 — alíquota interna sobre a base de cálculo efetiva da saída.
A diferença positiva entre os dois é ressarcimento
R$ 5,40 por unidade. Parece pouco até multiplicar pelo seu volume de notas dos últimos cinco anos. É esse número que a Ficha 3 apura, item a item, competência a competência — e que o Fisco só aceita quando cada linha se sustenta.
Quando a diferença é negativa, o dever é pagar o complemento
Se a venda real superou a presunção, há complemento a recolher (art. 265). Quem só calcula o que devolve dinheiro entrega meia verdade e deixa passivo em aberto — o mesmo motor apura os dois sentidos.
As quatro hipóteses · art. 269
Quatro caminhos levam o imposto de volta para você
Cada saída é classificada por um código de enquadramento legal, e cada código tem coluna própria na Ficha 3. Classificação errada é glosa na certa.
Saída a consumidor ou usuário final
A farmácia vende a caixa ao paciente por menos do que a base presumida. O ICMS que incidiu na venda foi menor do que o retido na compra.
Confronto pela base de cálculo efetiva da saída.
Fato gerador não realizado
Lote vencido, quebra, furto, extravio ou deterioração. A mercadoria saiu do estoque sem venda — a presunção que sustentava o imposto simplesmente não se realizou.
Baixa por nota de saída sem destaque do imposto, CFOP 5.927.
Saída amparada por isenção ou não incidência
A saída — ou a saída subsequente — é isenta ou não tributada. Não há imposto próprio a confrontar com o que foi retido na entrada.
Confronto pela operação isenta ou não tributada.
Saída para outro estado
O distribuidor paulista vende para cliente de outra unidade federativa. O ICMS-ST foi retido para o ciclo interno que não aconteceu.
Além do ressarcimento, gera crédito da operação própria do art. 271.
Saída para comercialização subsequente
E ainda assim é escriturada. O saldo da Ficha 3 é rolante: uma saída não escriturada desloca o custo médio de todas as linhas seguintes e derruba a apuração dos meses posteriores.
A Ficha 3 por dentro
Um erro na linha 1 contamina as dez mil seguintes
Controle permanente de estoque
A Ficha 3 é o coração do sistema: uma linha por movimentação, uma ficha por item. O saldo é rolante — e é transcrito para o mês seguinte, inclusive quando não houve movimento.
As colunas que importam
- 11 / 13
- quantidade que entrou e que saiu
- 12
- ICMS suportado na entrada: BC da ST × alíquota interna
- 14
- ICMS suportado unitário na saída, herdado da coluna 23 da linha anterior
- 15 a 18
- uma coluna por código de enquadramento (1, 2, 3 e 4)
- 20 / 21
- o ICMS que de fato incidiu — o valor de confronto
- 22 / 24
- saldo em quantidade e em ICMS suportado
- 23
- valor unitário do saldo = col. 24 ÷ col. 22
- 25 / 26
- ressarcimento e complemento
- 27
- crédito da operação própria, quando o enquadramento é 4
O laço que faz tudo funcionar
col. 23 (linha N-1) ↓ col. 14 (linha N) → col. 15..18 → col. 25 / 26 ↓ ↑ col. 24 (linha N) → col. 23 (linha N) ──┘
Todo cálculo depende do saldo da linha anterior. Uma entrada fora de ordem, um fator de conversão de unidade errado ou um arredondamento no lugar errado desloca o custo médio — e o desvio viaja por todas as linhas e todos os meses seguintes.
Média ponderada quando a entrada não é identificada
última entrada: 10 un × R$ 15,00 penúltima entrada: 20 un × R$ 10,00 saída de 12 un → 10 × 15,00 + 2 × 10,00 = R$ 170,00 valor unitário → 170,00 ÷ 12 = R$ 14,17
Manual da CAT 42, item 3.3.8: usam-se as entradas mais recentes, suficientes para comportar a quantidade que saiu.
Setores
Onde o crédito costuma estar parado
Não é o setor que cria o direito, é o perfil de operação. Mas há setores em que a distância entre a base presumida e a venda real é estrutural.
Medicamentos
Catálogo enorme, lista de MVA por classe, venda ao balcão quase sempre abaixo da base presumida e baixa por vencimento de lote. As quatro hipóteses do art. 269 aparecem todas no mesmo mês.
Postos de combustível
Volume altíssimo, margem estreita e ICMS-ST embutido no litro comprado. Cada centavo de divergência entre base presumida e preço efetivo de bomba se multiplica pelo volume vendido.
Construção
Mix largo de materiais sujeitos à ST, obra em outra unidade federativa e saídas com tratamento próprio. O código 4 e o crédito do art. 271 pesam mais aqui do que na média.
Demais setores com ST intensa
Atacado e distribuição, autopeças, bebidas, cosméticos, material elétrico. Se parte relevante do seu mix entra com imposto retido, a conta é a mesma — a diferença está na qualidade do seu insumo fiscal.
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